以下のような表をAccessで管理したいと考えています。しかし今後伝票が増えていくことを考えると、これをそのままAccessテーブルにするのは適切ではありません。修正すべき個所は[担当者名]フィールドです。何回も同じ値が繰り返し利用されるフィールドは「テキスト型」ではなく「数値型」にすべきです。テキスト型は入力間違いの可能性が高い上(「川田」を「河田」としてしまったり)、データサイズも数値型と比べ大きくなります。
この[担当者名]フィールドのように繰り返し同じ値が何度も使われるフィールドは、その一覧を別のテーブルに作成しておきます。その際、各値には通し番号を設定します。すなわち以下の「T担当者マスター」のように準備段階として一覧表を作成するのです。
(「T担当者マスター」)
一覧表(マスター)を作成したら何度も同じ値が繰り返されるフィールドの各値を、作成した通し番号(ここでは[担当者CD])に置き換えるのです。フィールド名も同時に変換します。これが作成されるテーブルとなります(「T売上台帳」)。
(「T売上台帳」完成版)
このようにひとつの管理表を作成するにあたって、同じ値を何度も重複して使用するテキスト型のフィールドがある場合はテーブルを分割し(マスター表を作成して通し番号を振る)、数値型に置き換えるのです。
テーブルをこのように分割してもクエリやフォームを使えば原型どおり(イメージどおり）のリストを表すことが可能であることは学習済みですね。
