§01-01…ExcelでなくAccessでテーブルを作成するメリット

これまではExcelを使って分析元となるリストを用意し、それをAccessで分析していました。ExcelファイルをAccessでリンクし、分析していたのです。

この方法でも分析・集計が可能ですが、データに変更・追加があった場合にはその都度Excelを起動する必要があります。ExcelとAccessふたつのアプリを利用する必要があったのです。

そこで今後はAccessでテーブル・分析元リストを作成します。そうすれば元データに変更・追加があってもアプリケーションを切り替える必要がなくなります。

なおAccessでテーブルを作成した際には、各項目・フィールドに入力する値を制限できます(後述、「データ型」の指定)。[数値のみ]や[日付/時刻のみ]のように指定できるのです。つまり指定した種類以外の値を入力できないよう設定できるのです。また空欄のままにすることを不可とし、必ず入力するように強制させることもできます。

フィールド・項目に入力可能とさせるデータの種類を「データ型」と呼びます。Accessでテーブルを作成する際には、フィールドに必ず「データ型」を設定しなければなりません。種類には「数値しか入力できない【数値型】」、「日付か時刻しか入力できない【日付/時刻型】」、「何でも入力できる【テキスト型(短いテキスト/長いテキスト)】」などがあります。他にもいくつか種類があります。