03章01節…レター型差し込み印刷の実行
下のような文面を原本(メイン文書)として、赤枠の個所を差し替えた複数ページある文書を作成する予定です。赤枠の個所には「顧客リスト」に入力されているデータを使用します。この差し替えさせる赤枠の個所を『差し込みフィールド』とよびました。
(01)『データファイル』はすでに作成済みです(Excelで作成)。
ここではWord側で『メイン文書』を作成します。以下のように入力してください。「はがき」サイズ、余白は「上下左右：10mm」を使っています。
あとで「＊＊」を『差し込みフィールド』に変更する予定です。
さて、この文書を「秋の新製品A」という名前で保存しておきましょう。
(02)差し込み印刷をする際には、『メイン文書』となる下書きを入力した状態から【差し込み文書】タブより『データファイル』の指定をします。
[宛先の選択]「既存のリストを使用」をクリックし、データファイルを指定します。
(03)「顧客リスト」をデータファイルに指定して[開く]をクリックしてください。
(04)データファイルが存在しているワークシートを指定します。
「Sheet1」を指定してOKします。
(05)『データファイル』の指定が完了しました。続けて『差し込みフィールド』の場所を指定します。「様」の前に、「顧客リスト」に入力されている「姓」フィールドが入るようセットします。「＊＊」を選択してから[差し込みフィールドの挿入](下)をクリックします。データファイルに存在している項目一覧が表示されます。「姓」を選びましょう。
(06)差し込みフィールド《姓》が「様」の前に入りました。差し込み印刷時には、この部分が実際のデータに置き換わります。続けてひとつ空白を入れてから、「名」フィールドを追加しください。
(07)このように『差し込みフィールド』は《》で囲まれます。続けて、実際にはどう差し込まれるのかを画面で確認します。[結果のプレビュー]をクリックしましょう。
(08)1枚目(1件目・1部目)の状態が画面に表示されました。さらに[次のレコード](
)をクリックすると2件目の状態が表示されます。クリックしてください。
(09)2件目のデータが表示されました。今度は[最後のレコード](
)まで進めましょう。
(10)最後である18件目のレコードが表示されました。さて[結果のプレビュー]は解除してください。差し込みフィールドが「フィールド名」で表示される状態に戻ります。
(11)他の場所へも、下図を参考にして各差し込みフィールドをレイアウトしてください。
(12)[差し込みフィールドの強調表示]をオンにすると、『差し込みフィールド』がグレー表示になり見やすくなります。オンにしておきましょう。
(13)『差し込みフィールド』がグレー表示になりました。
実際に1件分の結果を表示してみましょう。
(14)この状態で[印刷]をすると、ひとり分(レコード1件分)しか印刷されません。
